Bestyrelsen

Referat bestyrelsesmøde den 8. juni 2026
på Mariagerfjord Kulturskole kl. 17.00 til 18.30  

Mødet blev indledt med en fællessang.

1. 1.    Godkendelse af referat
         Referatet blev godkendt. 
      
      
   2.  Takster for næste kalenderår til bestyrelsens indstilling
       Takster drøftedes og blev efterfølgende indstillet til videre behandling i det politiske udvalg.
      
      
   3.    Status på nye initiativer på Kulturskolen. 
       Litteraturdage:
       Der er blevet afviklet en række   enkeltstående pædagogiske aktiviteter   med fokus på litteratur. Formålet er at afdække om der i fremtiden er grobund for at udvide kulturskolens faglige portefølje med kreativ skrivning 
      
      Sammenspil/kammermusik:
      Kulturkolen har indgået et samarbejde med Rebild Kulturskole og Vesthimmerland Kulturskole om styrkelsen af udvalgte fag, hvor den enkelte skole kan have vanskeligt ved at tilbyde borgere og elever aktiviteter på relevant niveau. Samarbejdet søger støtte af Kulturkanten.
      
      
   4.    Orientering om nye ansættelser.
         Der er blevet ansat to nye sanglærere og en baslærer. Der er stadig ubesatte stillinger.
      
      
   5.    Status på arbejdet med ny strategi.
         Arbejdet nærmer sig sin afslutning og vil i august munde ud i et internat for alle medarbejdere hvor skolen ideudvikler på et handlingskatalog, der i de    kommende år skal danne rammen om skolens udvikling.
      Vi talte om hvordan vi kan måle opfyldelsen af strategien. Her gav ledelsen udtryk for at forventningen er at strategien ville give udslag i de målinger skolen allerede foretager, således at der findes et benchmark flere år tilbage.
      
      
   6.   Status for tilmeldinger og elevtal for det kommende skoleår
        Ask orienterede om, at der er tendens til at færre melder sig til tidligt i sæsonen og at disse tilmeldinger kommer til senere. Vi er omtrent på samme niveau som sidste år på dette tidspunkt, hvilket betyder, at der er grund til at fokusere på at få flere tilmeldinger i hus, men at der samtidig ikke er nogen grund til en bekymring omkring hvorvidt vi når et antal, der svarer til sidste års tilmeldte på omtrent 800 ved skoleårets afslutning. 
      
      
   7.  Eventuelt
       Melanie Simick meddelte at hun udtræder af bestyrelsen.
      

Referat bestyrelsesmøde den 18. marts 2026
på Mariagerfjord Kulturskole kl. 17.00 til 18.30  

Mødet blev indledt med en fællessang.

1. Godkendelse af referat  
   Referatet blev godkendt.
   
   
2. Godkendelse af dagsorden 
   Dagsordenen blev godkendt.
   
   
3. Velkomst og præsentation af nye medlemmer 
   Alle medlemmer præsenterede sig for hinanden.
   
   
4. Økonomisk resultat 2025
   Overordnet set viser regnskabet et forbrug på ca. 6,55 mio. kr. ud af et korrigeret budget på 7,11 mio. kr., hvilket svarer til en forbrugsprocent på 92,1 %. Der er altså et mindre forbrug på omkring 562.000 kr.
   
    Ser vi på hovedposterne, er de:
   •    Personaleudgifterne ligger meget tæt på budgettet med et forbrug på 98,3 %, hvilket indikerer en stabil drift.
   •    Udgifter til kerneområdet ligger lidt over budget (104 %), altså et mindre merforbrug. Denne afvigelse skyldes alene omkonteringer fra IT området.
   •    IT, inventar og materiel ligger under budget (83,1 %), hvilket bidrager til det samlede mindreforbrug.
   •    Indtægterne ligger næsten som forventet (99,3 % af budget). Hvilket er tæt forbundet med de forbedrede elevtal.
   
   Samlet set fremstår økonomien robust, med et mindre samlet mindreforbrug, som primært skyldes overførte midler fra 2024.
   
   “Ishuset” ved Bies Gård viser et meget lille afvigende resultat, som ikke har væsentlig betydning for helheden.
   
   Konklusion:
   Kulturskolen er godt på linje med budgettet og udviser en ansvarlig økonomistyring med et mindre overskud ved årets afslutning.
   
   
   
5. Kulturskolens strategidag, orientering og drøftelse 
   •    Orientering om arbejdet med udvikling af en ny kulturskolestrategi. 
   Kulturskolens medarbejdere har været på to dages strategiværksted. Man startede i Aarhus og besøgte Det Jyske Musikkonservatorium og AROS for at beskæftige os med Kunstnerisk medborgerskab og de sociale omgivelsers betydning for kunsten. Derefter havde vi besøg af elever, formand for bestyrelsen og Flemming Poulsen, Fagchef i Kultur og Fritid, der alle talte om hvordan de så Kulturskolens kerneopgave.
   
   Ledelse og medarbejder satte ord på hvilke indsigter vi tog med fra dagen. 
   
   Bidragene fra elever, bestyrelse og fagchef peger samstemmende på relationer, åbenhed og fællesskab som nøgleord for Kulturskolen. For så vidt angår eleverne så havde de også noget på hjerte omkring det faglige indhold. De udtrykte klart en forventning om tilegnelse af faglighed og samtidigt havde de tanker omkring behovet for at musikken var tidsaktuel. Dette blev udtrykt både som et ønske om at spille musikken, men også som en identitetsmarkør (vi vil også gerne ses på som nogen, der gør noget de andre kan lide).
   
   Resultaterne fra dagene bliver samlet i en kortfattet omverdensanalyse, der vil indgå i det videre arbejde med udviklingen af strategien.
   
   
   
6. Kommunikation på Kulturskolen.
   
   Kommunikationsmedarbejder Joan Otte Andersen fortæller om hvordan, vi arbejder med at formidle vores budskaber.
   

   Joan Otte Andersen redegjorde for Kulturskolens kommunikationsarbejde, som omfatter tekst, flyers, foto, videoredigering og sociale medier. Kulturskolen anvender primært Facebook og Instagram, mens brugen af YouTube er meget begrænset. Ved arrangementer benyttes Kulturfjorden, og der er enkelte kommunale rammer, som begrænser brugen af visse sociale medier.
   Formålet med kommunikationen er både at formidle, hvad Kulturskolen rummer, og at synliggøre de muligheder, den enkelte elev har. Samtidig skal kommunikationen styrke tilhørsforholdet til skolen, understøtte intern spejling mellem eleverne og bidrage til at tiltrække nye brugere. Der lægges desuden vægt på at vise både den kunstneriske og pædagogiske proces.
   Det blev bemærket, at Kulturskolen har en høj grad af frihed i forhold til design inden for de kommunale retningslinjer, hvilket giver gode muligheder for at målrette kommunikationen til forskellige målgrupper. På spørgsmål om håndtering af tilbagemeldinger på sociale medier oplyste Kulturskolen, at man bestræber sig på at reagere, men ikke har ressourcer til en systematisk opfølgning. Der henvises i øvrigt til Kulturskolens sociale medier, hvor man kan se eksempler på bl.a. elevvidoeer, videoer fra tværfaglige arrangementer og ‘hverdagsklip’. 
   
   Kulturskolen er desuden en del af en fagenhed og en kommune, og bidrager derfor også til kommunikationen ved tværgående arrangementer. Joan Otte Andersen gennemgik desuden den nye hjemmeside og dens funktioner. Det blev foreslået, at Kulturskolen udsender materiale til ungdomsuddannelser i forbindelse med åbning for tilmelding.
   
   Det blev drøftet, hvilke typer fortællinger der kan øge borgernes interesse for Kulturskolen. Her blev blandt andet peget på historier om fællesskab og trivsel, om den personlige udvikling i et rummeligt miljø, korte videoklip med elever, som fortæller om deres oplevelser, samt historier, som målgrupper kan spejle sig i. Der blev også nævnt fortællinger om, at der er plads til forskellige behov og præferencer, herunder elever der trives i en-til-en-situationer. Endvidere blev det fremhævet, at historier om tidligere elevers videre vej, tilbud med lavere adgangsbarrierer, mindre tværgående fællesskaber samt engagerede undervisere og deres møde med elever på skoler kan være med til at styrke fortællingen om Kulturskolen. 
   
   Her er en liste over de ideer og tanker der blev fremført af bestyrelsen:
   1.    Historier om at have det sjovt i fællesskabet er vigtige
   2.    Det udvikler det enkelte menneske at være en del af et rummeligt fælleskab
   3.    Små videoklip med elever, der fortæller om hvordan det er at gå her
   4.    Der skal være historier, man kan spejle sig i
   5.    Historier der viser, at her er der også plads til mig
   6.    Der er også elever, der nyder at kunne være i én til én situationer
   7.    Fortælle historier om tidligere elever, der på den ene eller anden måde har etableret sig.
   8.    For at ramme flere kan det være at man skal se på, om der er nogle tilbud der kræver færre forudsætninger i starten
   9.    Der skal også være historier om de ikke-tværgående fællesskaber
   10.    Det brænder igennem når man ser den engagerende underviser
   11.    Det er også historiefortælling, når læreren er ude og møde elever på en skole
   
   

7. Eventuelt  
   Bent er elevrepræsentant dette skal opdateres på hjemmesiden. 
   
   
   

Referat bestyrelsesmøde den 3. december 2025
på Mariagerfjord Kulturskole kl. 17.00 til 18.30  

Mødet blev indledt med en fællessang.

1. Godkendelse af dagsorden  
   Kort gennemgang og godkendelse af dagens dagsorden. 
   Dagsordenen blev godkendt.
   
   
2. Budget 2026 
   Der redegøres for skolens 2026 budget: 

   I budget 2026 er der lagt op til uændret eller lidt lavere samlet indtægt på ca. 2,92 mio. kr., mens de samlede udgifter stiger til ca. 9,67 mio. kr. 

   Det betyder, at der i 2026 er budgetteret med et mindre underskud på ca. 2.000 kr., mod et planlagt overskud på 486.000 kr. i 2025. 

   Personaleudgifterne (fagpersonale, ledelse og øvrigt personale) stiger samlet set i 2026 i forhold til 2025-budgettet, hvilket afspejler pris- og lønstigninger samt et ønske om at fastholde aktivitetsniveauet. 

   Flere driftsområder som aktiviteter, IT/inventar og kontingenter/abonnementer er også hævet i 2026-budgettet i forhold til 2025, hvilket strammer balancen mellem indtægter og udgifter. Dette er gjort for at være parat til evnt følgeudgifter af nye digitale muligheder og vil blive nedjusteret, hvis det viser sig at udgifter bliver lavere. 

   
   
3. Forventet økonomisk resultat 
   Der redegøres for skolens økonomiske resultat for 2025: 
   

   Det korrigerede budget for 2025 viser samlede udgifter på ca. 9,4 mio. kr. og samlede indtægter på ca. 2,8 mio. kr. for Kulturskolen. Hertil kommer den kommunale bevilling på 7.138.000 

   På nuværende tidspunkt er der bogført udgifter for ca. 8,5 mio. kr. svarende til ca. 91% af det korrigerede udgiftsbudget. 

   De bogførte indtægter ligger på ca. 2,0 mio. kr., hvilket kun er ca. 71% af det korrigerede indtægtsbudget – her mangler især elevbetalinger og andre indtægter. 

   Når de forventede, men endnu ikke bogførte indtægter på ca. 600.000 kr. lægges til, nærmer indtægtssiden sig det fulde budget, og årsresultatet for 2025 ser ud til at lande tæt på eller lidt bedre end det planlagte overskud. 

   Konklusionen er, at økonomien for 2025 samlet set er robust, og at afvigelserne i høj grad handler om periodisering og timing af indtægter . 

4. Kommunikation på Kulturskolen. 
   

   Joan Otte kommer med en indføring i kulturskolens arbejde med kommunikation. Og vi drøfter følgende spørgsmål: Hvilke typer historier ville motivere jer til at lære mere om kulturskolen? 

   Punktet udsættes pga. sygdom 

5. Besøg i undervisning 
   Vi besøgte Pigekoret og teaterundervisningen. 
   
   
6. Eventuelt  
   Bent er elevrepræsentant dette skal opdateres på hjemmesiden. 
   
   
   

Referat bestyrelsesmøde mandag den 29. september 2025
på Kulturskolen, Christiansgade 1, Hobro

1. Godkendelse af dagsorden
   Dagsordenen blev godkendt.
   
   
2. Konstituering.
   Bent Selchau valgtes til formand.
   
   
3. Præsentation af nye bestyrelsesmedlemmer
   De nye medlemmer introduceres og alle bestyrelsesmedlemmerne præsenterede sig.
   
   
4. Drøftelse af bestyrelsens arbejde i det kommende år
   Bestyrelsen drøftede det fremtidige arbejde og der var enighed om at dette emne skulle drøftes løbende hen over året. Alle i bestyrelsen bør inviteres til kulturskolens arrangementer.
   
   
5. Opfølgning på økonomisk resultat
   Kort status for økonomi og forventet resultat for året.
   Overordnede tendenser for måned 1-8 2025 vs. 2024:
   

   •    Samlede indtægter er steget i 2025 til 1,74 mio. kr. mod 1,53 mio. kr. i 2024.
   •    Elevdækning og offentlige tilskud er begge vokset (hhv. +134 t.kr. og +68 t.kr.).

   •    Samlede udgifter er stort set uændrede (6,20 mio. kr. i 2024 vs. 6,20 mio. kr. i 2025) 
   •    Det samlede forbrug ligger på 62,4 % i 2025 mod 63,6 % i 2024, altså en lidt lavere udnyttelse af budgettet.
   
   

   Konklusion på det økonomisk resultat:
   •    Indtægtssiden ser ud til at blive styrket i 2025 gennem elevbetaling og tilskud, men et fald i andre indtægter kan gøre økonomien en smule mere afhængig af de faste kilder.
   •    Forventning ved august måned er et forbrug av de overførte midler på omtrent 86.000
   
   
6. Orientering og drøftelse af plan for udarbejdelse af ny strategi.
   Ledelsen orienterede om følgende:
   Strategiprocessen strækker sig over hele skoleåret 2025/2026 og har til formål, at opdatere kulturskolen strategi og udarbejde en relevant handlingsplan, der kan danne grundlag for det faglige. administrative og kommunikative arbejde i årene, der kommer.
   Bestyrelsen drøftede kultuskolens procesplan for strategiudviklingen og bemærkede at dialogen med elever (børn og unge) er vigtig at huske i processen.
   
   
7. Orientering fra udvalgsmedlemmer
   Kort status på udvalgets arbejde set i forhold til Kulturskolen og dens aktiviteter. 
   Bestyrelsen drøftede styrker og svagheder ved strategier for samarbejde på tværs af kommunen. 
   
   
8. Eventuelt
   Vi besluttede følgende mødedatoer:
   Onsdag d. 3. dec. kl. 17.00-18.30
   Onsdag d. 8 marts. kl. 17.00-18.30
   Mandag d. 8. juni kl. 17.00-18.30
   
   

Referat bestyrelsesmøde tirsdag d. 26. maj 2025
på Kulturskolen, Christiansgade 1, Hobro

Mødet blev indledt med velkomst og sang

1. Referat fra sidste møde
   Referatet godkendtes
   
   
2. Samværspolitik
   På baggrund af drøftelser med bestyrelsen og alle ansatte på kulturskolen foreligger der nu en indstilling til bestyrelsen.
   Bestyrelsen drøftede følgende:
   Bestyrelsen opfordrede til at politikken sendes med ud ved tilmelding, og at eleverne inddrages i evalueringen af politikken.
   Politikken blev vedtaget.
   
   
   
3. Status på tilmeldinger
   Ask redegjorde for at der på nuværende tidspunkt lader til at være et markant fald særligt på holdundervisningen. Antallet af solo elever og små hold ligner billedet fra sidste år, men de store hold mangler en del elever. Det skal dog understreges at meget kan ændre sig inden det nye år starter op.
   
   
4. Kunstpædagogisk iværksætter
   Kulturskolen har slået en stilling op, og vi ønsker at fortæller om bevæggrundene herfor.
   Kulturskolen søger i øjeblikket en medarbejder til en ny portefølje af opgaver, der har fokus på pædagogisk udvikling, netværk og eksterne undervisningssteder. Formålet er at Kulturskolen kan styrke den pædagogiske udvikling gennem støtte og facilitering, samt at vi kan styrke de decentrale tilbud og det lokale arbejdsmiljø.
   
   
5. Status på ny hjemmeside og igangsætning af ny visuel identitet
   Kulturskolen har måtte vente med lanceringen af den nye hjemmeside da bemandingen i administrationen ændrede sig undervejs i projektet og vi prioriterede derfor at have en fungerende hjemmeside med forbindelse til vores administrative system under tilmeldingsperioden.
   
   
6. Næste møde
   Næste bestyrelsesmøde blev fastsat til mandag d. 29. september 2025 kl. 17.00-18.30.

Referat fra bestyrelsesmøde tirsdag den 8. april 2025
på Kulturskolen, Christiansgade 1, Hobro

Mødet blev indledt med velkomst og fællessang

1. Referat fra sidste møde
   Referatet fra sidste møde blev godkendt uden ændringer
   
   
2. Det økonomiske resultat 2024
   Mindreforbrug: Kulturskolen afsluttede 2024 med et mindreforbrug på 526.228 kr. Dette resultat skyldes et overført mindreforbrug fra 2023 på 791.990 kr. Størrelsen af de uforbrugte midler er nu blevet nedbragt til et niveau, som bestyrelsen tidligere har vurderet som rimeligt og fornuftigt. Et væsentligt forbrug af midlerne har været istandsættelsen af et elevopholdsrum.
   
   Indtægter: Indtægterne fra elevbetaling gik bedre end budgetteret. Budgetteret indtægt var 1.051.140 kr., mens den faktiske indtægt blev 1.319.772 kr. Denne stigning skyldes både et øget elevantal samt bestyrelsens beslutning om at indføre betaling i korene.
   
   Offentlige tilskud: De offentlige tilskud er faldet, hvilket kan tilskrives en reduceret finansiering af aktiviteter via puljeansøgninger og en ændring i opgørelsen af projekter i 2024.
   
   Lønudgifter: Lønudgifterne er steget en smule i forhold til budgettet, hvilket skyldes flere faktorer: Forhøjelser som følge af overenskomstforhandlinger, vakante stillinger i perioder samt orlovsordninger, som har påvirket lønomkostningerne
   
   
3. Takster for næste kalenderår 2026/2027
   Bestyrelsen godkendte de foreslåede takster for sæson 2026/2027
   
   
4. Kulturskolens samarbejde med andre institutioner i kommunen i indeværende undervisningsår
   Projekt på Mariager Skole: Carsten præsenterede et samarbejdsprojekt med Mariager Skole, som har til formål at øge kendskabet til Kulturskolen blandt skolens elever. Projektet blev startet med indledende møder, og der blev besluttet at arbejde med 2. klasse. Børnene blev delt op i fire grupper, og Carsten ledede et hold med boomwhackers, klarinet, klaver og percussion. Projektet blev introduceret for at vise, hvordan Kulturskolen opleves af de yngste, og hvordan skolen bl.a. arbejder med kontakten til folkeskolerne.
   
   Samarbejde med plejehjem: Der blev talt om en workshop, der involverede plejehjem, som har været en del af Kulturskolens outreach-aktiviteter. Workshoppen havde et stort element af borger deltagelse og mundede ud i at plejehjemmet nu har deres egen sang skabt i samarbejde mellem borgerne og kulturskolens medarbejdere.
   
   
5. Drøftelse af samværspolitik på Kulturskolen
   Hvad skal en samværspolitik kunne?
   Bestyrelsen diskuterede behovet for en samværspolitik, som både er værdimæssigt forankret og praktisk anvendelig. Formålet med politikken er at definere de normer og værdier, der skal guide samværet mellem lærere, elever og øvrige aktører på skolen. Det er essentielt, at politikken understøtter en kultur præget af ordentlighed, rummelighed og plads til både læring og fejltagelser.
   
   Kontrakt mellem lærer og elev:
   Der blev også diskuteret behovet for klare retningslinjer, især omkring fysiske grænser og berøring, i relation til kontrakter mellem lærere og elever. Det blev fremhævet, at det er vigtigt at opretholde den umiddelbare kontakt mellem mennesker i skolen, samtidig med at der skabes klare rammer for samværet.
   
   Involvering af elever:
   Det blev understreget, at eleverne bør inddrages i udformningen af samværspolitikken for at sikre, at deres perspektiver og oplevelser også tages i betragtning.
   
   
6. Eventuelt
   Ny forperson:
   Der blev drøftet muligheden for en ny forperson for bestyrelsen, da den nuværende forperson ønsker at træde tilbage.
   
   Næste møde:
   Det blev besluttet at sende en doodle-undersøgelse ud til medlemmerne for at finde en dato for et ekstraordinært møde.
   
   Gentilmelding:
   Det blev påpeget, at gentilmeldingen af elever til bestemte aktiviteter har været besværlig. Der blev opfordret til at der arbejdes på at forbedre denne proces. Ledelsen gjorde rede for hvilke grunde der var til at man ønsker at holde fast i den nuværende proces, det handlede bl.a. om at sikre at kulturskolen har det opdaterede data på elever og betalere.
   
   Kammerorkestret:
   Det er vigtigt at gøre eleverne opmærksomme på muligheden for at spille i Kammerorkestret. Der skal arbejdes på at gøre dette tilbud mere synligt og tilgængeligt for eleverne.